Danh mục chính

Văn bản-Tài liệu-Giáo án

Ảnh hoạt động

Link liên kết

tin giữa

Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở trường mầm non

7/29/2019 9:45:26 AM
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu, gắn liền với quá trình tồn tại, hoạt động và phát triển trong mỗi cơ quan, đơn vị,...

1. PHẦN MỞ ĐẦU

1.1. Lý do chọn sáng kiến

Cũng như ở các cơ quan đơn vị, danh nghiệp  khác, trường Mầm non cũng là một trong những đơn vị không thể thiếu bộ phận văn phòng. Văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần, sắp xếp nội vụ, lưu trữ văn bản, tạo sự liên kết, tinh gọn trong tổ chức.

Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BGDĐT ngày 24/12/2015 của Bộ GD&ĐT Ban hành Điều lệ trường mầm non nêu: “Nhiệm vụ của tổ văn phòng gồm: (a) Xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ theo tuần, tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của nhà trường, nhà trẻ về chăm sóc, dinh dưỡng; (b) Giúp hiệu trưởng quản lý tài chính, tài sản, lưu giữ hồ sơ của nhà trường, nhà trẻ; (c) Thực hiện bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của các thành viên trong tổ theo kế hoạch của nhà trường, nhà trẻ” (Điều 15). Từ nhiệm vụ nêu trên, có thể thấy, Tổ văn phòng là trung tâm đầu mối của các hoạt động của một nhà trường như trên đã nói là có cơ sở pháp lý. Theo đó, để mọi hoạt động của nhà trường đi đúng quỹ đạo và đạt được mục tiêu đã xác định, vai trò của tổ Văn phòng là vô cùng quan trọng.

Về chức năng, Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho đơn vị thực hiện các nhiệm vụ của mình. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động của đơn vị là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Trong đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo  dục và đào tạo giai đoạn 2016 - 2020, định hướng đến năm 2025”, Chính phủ đã xác định mục tiêu đến 2020 và 2025 đối với các cơ sở giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên trong đổi mới nội dung, phương pháp dạy - học, kiểm tra đánh giá, nghiên cứu khoa học và công tác quản lý là: “Hình thành kho học liệu số dùng chung toàn ngành, gồm: Bài giảng, sách giáo khoa điện tử, phần mềm mô phỏng và các học liệu khác. Phấn đấu 90% cơ sở giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà trường; trong đó 70% trường học sử dụng sổ quản lý điện tử”.

Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, trong những năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong các trường mầm non đã được tăng cường nhiều phần mềm trực tuyến đã được đưa vào sử dụng nhằm giảm phần nào công sức, thời gian của nhân viên văn phòng cũng như của đội ngũ cán bộ, giáo viên của các nhà trường. Hệ thống máy tính đáp ứng yêu cầu công tác văn phòng cũng đã được trang bị cơ bản đáp ứng yêu cầu công việc

Tuy nhiên, từ thực tiễn công tác văn phòng ở trường mầm non cho thấy, công tác văn phòng trong các trường mầm non không chỉ đơn thuần công việc của văn phòng mà ngoài khối lượng tương đối lớn của văn phòng như soạn thảo văn bản, theo dõi, cập nhật công văn đi đến, thống kê, tập hợp số liệu báo cáo,… nhân viên văn phòng còn phải hỗ trợ giáo viên trong việc thiết lập hệ thống biểu mẫu báo cáo, chuyển tải văn bản cấp trên và của nhà trường đến tận từng thành viên trong đơn vị. Nếu không có công nghệ thông tin, bản thân nhân viên văn phòng khó có thể hoàn thành khối lượng công việc ấy.

Từ thực tế đó, trong những năm qua, cùng với sự phát triển của trang thông tin điện tử và các trang mạng xã hội, bản thân tôi đã từng bước tìm hiểu, ứng dụng từng phần vào công việc của mình. Đặc biệt, kể từ năm học 2018-2019, khi Phòng GD&ĐT chủ trương thiết lập trang thông tin điện tử cho các trường học trong toàn huyện, qua tiếp thu và làm thử bản thân đã xác định được vai trò và ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nói chung, ở trường học nói riêng. Chính vì vậy, tôi chọn sáng kiến: “Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở trường mầm non” làm sáng kiến kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác của mình.

1.2. Phạm vi áp dụng.

Sáng kiến áp dụng cho công tác văn phòng trường mầm non nơi tôi công tác nói riêng và có thể áp dụng ở các trường học thuộc các cấp học khác nói chung.

 

2. PHẦN NỘI DUNG

2.1. Thực trạng của nội dung nghiên cứu

* Thuận lợi:

Trường mầm non - nơi tôi đang công tác đóng trên địa bàn có bề dày thành tích nhiều năm trong quá trình công tác xây dựng và phát triển. Những năm gần đây, nhà trường luôn nhận được sự quan tâm nhiều mặt của chính quyền địa phương, cũng như sự quan tâm của huyện uỷ, UBND huyện và của các cơ quan chuyên môn cấp huyện. Đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên có trình độ đào tạo ngày càng cao. Hiện tại có 100% cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên có trình độ đạt chuẩn, trong đó có 87% trên chuẩn. 100% cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên có chứng chỉ Tin học trình độ B trở lên.

Bằng sự nỗ lực của đội ngũ, sự hỗ trợ tích cực của chính quyền địa phương, sự đồng thuận của phụ huynh học sinh và toàn xã hội, trường đón nhận đơn vị đạt chuẩn văn hóa năm 2015, không ngừng nổ lực phấn đấu và đã xây dựng thành công trường đạt chuẩn quốc gia mức độ I vào năm 2016. Từ đó đến nay, hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động của nhà trường ngày càng được củng cố hoàn thiện và khang trang hơn. Hiện tại tất cả các bộ phận của nhà trường đều được trang bị máy vi tính. Hệ thống mạng internet không dây đã phủ sóng toàn bộ khuôn viên của hai điểm trường. 100% các lớp học đã được trang bị ti vi màn hình lớn để giáo viên có thể tổ chức các hoạt động  dạy học cho trẻ một cách tốt nhất

Một số phần mềm như: Phần mềm dinh dưỡng, phần mềm phổ cập, phần mềm kế toán, phần mềm Pmis, Emis, phần mềm Quản lý thiết bị đã được cập nhật phục vụ công tác văn phòng của nhà trường.

* Khó khăn:

Mặc dù được sự quan tâm đầu tư từ nhiều phía, song cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ hoạt động của nhà trường vẫn chưa thể đáp ứng yêu cầu công việc trong tình hình mới. Hiện tại, trường mới chỉ có 6 máy vi tính cho bộ phận hành chính. Trường hiện vẫn chưa có máy phô tô, máy fax, nên để chuyển tải văn bản chỉ đạo của cấp trên và của nhà trường đến giáo viên những năm trước đây rất khó khăn, mất nhiều thời gian và tốn kém cho chi phí phô tô, in ấn.

Các hoạt động của nhà trường do không có phương tiện quảng bá nên các tổ chức, cá nhân ngoài nhà trường khó nắm bắt.

Địa bàn trường đóng trên vùng thấp lụt nên hàng năm sau lũ lụt những văn bản bị ướt, hư hỏng không thể phục hồi được nên đã là ảnh hưởng đến công tác văn thư lưu trữ, công tác nội vụ, công tác tự đánh giá, kiểm định chất lượng… của nhà trường trong nhiều năm qua.

Phần lớn cán bộ, giáo viên, nhân viên chưa nhận thức được một cách đầy đủ về hiệu quả của công nghệ thông tin. Ngại sự thay đổi trong cách suy nghĩ, cách làm, ngại tiếp xúc với CNTT. Từ thực trạng trên tôi đã nghiên cứu và đưa ra các giải pháp thực hiện hiệu quả thiết thực trong việc ứng dựng CNTT trong công tác văn phòng ở trường mầm non.

2.2. Nội dung và các giải pháp thực hiện

2.2.1. Xây dựng và hoàn thiện giao diện Website của nhà trường để đăng tải thông tin và làm kho tư liệu dùng chung cho cán bộ, giáo viên nhân viên, đồng thời quảng bá hình ảnh của nhà trường.

Bước vào đầu năm học 2018 - 2019, bản thân được tham gia tập huấn chuyển giao trang thông tin điện tử của nhà trường (mnmaihoa.edu.vn). Sau khi tiếp nhận chuyển giao quyền quản trị, qua quá trình vận hành, chạy thử, bản thân thấy giao diện của trang thông tin điện tử còn đơn điệu và chưa phù hợp nên đã tìm tòi, học hỏi, điều chỉnh và bổ sung cây thư mục cho phù hợp với hoạt động của đơn vị mình.

Cùng với việc điều chỉnh giao diện, bản thân đã tìm tòi để liên kết với các trang thông tin điện tử khác phù hợp với cấp học mầm non như: Website Bộ giáo dục và Đào tạo (https://moet.gov.vn); Hệ thống thông tin Phổ cập giáo dục-Xóa mù chữ (http://pcgd.moet.gov.vn); Website của Sở giáo dục và Đào tạo Quảng Bình, (http://www.quangbinh.edu.vn); Hệ thống thông tin quản lý hồ sơ (http://qlhs.phongktkdqb.edu.vn) ... Đặc biệt qua việc liên kết với trang web nổi tiếng về phương pháp dạy học tích cực ở trường mầm non Quốc tế Sakura Montessori (SMIS)  https://sakuramontessori.edu.vn/. Chương trình Montessori chú trọng vào việc khai thác tiềm năng sẵn có, tạo môi trường, không gian cho trẻ tự trải nghiệm, khám phá. Với phương châm đào tạo lấy trẻ làm trung tâm, chương trình Montessori tại Sakura Montessori tôn trọng đặc điểm, tính riêng biệt của từng trẻ, tạo điều kiện cho trẻ phát triển theo khả năng riêng của mình, khuyến khích trẻ chủ động với môi trường xung quanh, để trẻ tự phát huy khả năng tự học. Đây là một trang web rất bổ ích, đáng để cho giáo viên học tập nghiên cứu, tích lũy nhiều điều bổ ích trong công tác dạy và học của mình.

Sau khi điều chỉnh giao diện của trang thông tin điện tử của trường, bản thân tôi đã tham mưu đồng chí Hiệu trưởng ban hành Quy chế hoạt động. Trong Quy chế nêu rõ chức năng nhiệm vụ của các thành viên; quy định cụ thể về việc cung cáp tin bài, đăng tải các nội dung lên trang thông tin điện tử của nhà trường; quy định việc khai thác, sử dụng các nội dung được đăng tải, cụ thể:

- Website giới thiệu về nhà trường như lịch sử thành lập, thành tích đạt được, tổ chức bộ máy cán bộ công nhân viên chức trong nhà trường, thường xuyên đăng tải và cập nhật tình hình hoạt động của trường, bao gồm chương trình giảng dạy, hoạt động ngoại khóa, các cuộc họp ban chấp hành đề ra và tình hình thực hiện.

- Thường xuyên cập nhật các quy định, thông tư, nghị quyết liên quan đến ngành giáo dục, đặc biệt là trường mầm non. Mục đích để cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường cũng như phụ huynh có thể kịp thời nắm bắt.

- Website trường dành 1 phần riêng để đưa tin tức, tài liệu về các kiến thức nuôi dạy trẻ, bao gồm chế độ dinh dưỡng, phương thức giáo dục theo từng lứa tuổi, các cách phòng bệnh theo mùa, theo thời tiết, cách dạy trẻ biết cách nhận biết nguy hiểm và phòng tránh….

- Ngoài ra website sẽ đưa ra phần hòm thư góp ý, để các giáo viên cũng như phụ huynh có thể đưa ra các ý kiến của mình, góp phần xây dựng nhà trường, chương trình, kế hoạch, quản lý dạy học… ngày một hoàn thiện hơn.

2.2.2. Kết nối nội dung công việc thông qua làm việc nhóm trên mạng xã hội.

Hiện nay theo xu thế phát triển bùng nổ cuộc cách mạng công nghệ 4.0, sức mạnh của thông tin có vai trò cực lớn và góp phần thay đổi mọi ngõ ngách của cuộc sống xã hội. Trong đó mỗi cá nhân, phụ huynh đều ít nhất sở hữu điện thoại thông minh, có khả năng kết nối tốc độ cao 3G, 4G, Wifi… Do đó tận dụng sự phổ biến của điện thoại thông minh cũng như các ứng dụng đi kèm như ứng dụng tin nhắn OTP (Zalo, Line, Messenger), các mạng xã hội (Facebook, Twitter), nhà trường có thể dễ dàng tạo phương thức kết nối thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Dựa trên ý tưởng đó, trường MN Mai Hóa đã tìm hiểu và xây dựng hệ thống kết nối thông tin qua mạng xã hội Facebook.

Facebook là một mạng xã hội rất lớn, hiện nay hầu như mỗi người đều có một tài khoản Facebook. Với chức năng tạo nhóm bạn có thể thêm một nhóm bạn để cùng thảo luận về một vấn đề chung, một chủ đề cần quan tâm hoặc một nhóm cùng học tập với nhau, làm việc... rất tiện lợi, có thể cho mọi người cùng tham gia một cách công khai hoặc hoạt động một cách kín đáo. Nhận thấy yêu cầu cấp thiết của công việc, bản thân đã lập nên một nhóm kín trò chuyện trên Facebook, kết nối đội ngũ cán bộ, giáo viên nhân viên toàn trường để triển khai tất cả nội dung công việc một cách nhanh nhất có hiệu quả và chính xác nhất. Từ khi nhóm kín này ra đời, việc truyền tải thông tin của nhà trường đến tận các thành viên trong nhà trường không còn là một vấn đề lớn cần lo nghĩ nữa. Một nội dung được thông báo trên nhóm tức là sự tiếp nhận của tất cả các thành viên ngang nhau, đều cùng tiếp nhận một nội dung, cách làm giống nhau, mà không phải hội ý mất nhiều thời gian để truyền đạt như trước đây. Ngược lại giáo viên nhân viên có phải hồi cùng chỉ cần nói ở trong nhóm, cùng phân tích, cùng đặt những câu hỏi khi mình chưa hiểu về vấn đề nào đó và cũng được giải quyết ngay trên nhóm. Như vậy, bằng cách làm này, đã giảm đi được một khối lượng thời gian rất lớn, công việc lại được làm nhanh gọn hơn, hiệu quả hơn so với cách làm cũ trước đây.

2.2.3. Sử dụng Mail công vụ trong hoạt động của đơn vị.

Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh...

Trước đây khi CNTT chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụng sức lao động của con người là chính. Vì thế đôi khi công việc không được thực hiện theo đúng tiến độ. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin, mọi thông tin đều được thu thập qua sách báo và phải sử dụng hình thức viết tay để thu nhập thì ngày nay chúng ta có thể thu nhập thông tin qua báo đài, internet... Việc thu nhập thông tin theo cách này vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, lại vừa chính xác và mang lại hiệu quả cao. Sử dụng thư điện tử cho phép rất nhanh và gấp nhiều lần so với thường. Hiện nay thư điện tử còn có thể gửi kèm theo hình ảnh, nhờ đó thông tin thu nhập sẽ trở nên cụ thể, rõ ràng hơn. Và với sự phát triển của CNTT thì các hoạt động trong công tác văn phòng cũng có những thay đổi đáng kể.

Hộp thư điện tử của trường Mầm non Mai Hóa là phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác trao đổi thông tin của đơn vị với các tổ chức đoàn thể nhằm giảm việc lưu hành các văn bản giấy tờ không cần thiết, mang lại hiệu quả cao trong công việc, đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn cho nhà trường.

Hộp thư của đơn vị trường (mn_maihoa@quangbinh.edu.vn), do thủ trưởng cơ quan,  đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị sử dụng. Hiện tại trong nhà trường Hiệu trưởng quản lý và ủy quyền cho nhân viên văn phòng sử dụng, theo dõi và tiếp nhận hồ sơ, văn bản của các cấp, ban ngành đoàn thể gửi đến. Đồng thời đây cũng là hộp thư giao dịch gửi công văn đi đến các cơ quan đơn vị khác và các thành viên trong trường. Nói một cách khác nó là loại hộp thư đặc biệt dành cho cơ quan hành chính nhà nước được lập ra nhằm trao đổi công tác giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương và tổ chức, cá nhân với nhau.

Là một nhân viên văn phòng, nhận thấy yêu cầu cấp thiết của công việc trong thời đại hiện nay tôi thấy nhà trường nên có một tài khoản chung dùng để tiếp nhận văn bản của các cấp, của nhà trường một cách nhanh và chính xác nhất nên tôi đã tạo nên một tài khoản gmail cho toàn trường (mnmaihoa2016@gmail.com).Với cách làm này tôi có thể gửi kèm dữ liệu như file Word, Excel, hình ảnh, tài liệu đến các thành viên trong nhà trường một cách nhanh và chính xác. Đối với mail này, sau khi tiếp nhận văn bản cấp trên gửi về, ủy quyền của thủ trưởng đơn vị tôi đã tiến hành gửi và nhận các loại văn bản, giấy mời, tài liệu, chuyển từ phương thức làm việc bằng văn bản giấy sang phương thức làm việc bằng văn bản được gửi qua thư điện tử công vụ chung, từng bước đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, nâng cao hiệu quả làm việc và thực hành tiết kiệm trong hoạt động của cơ quan đơn vị mình. Cán bộ, giáo viên nhân viên sử dụng hệ thống thư điện tử trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học, phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công mang lại hiệu quả công việc tốt, tiếp nhận và thực hiện thông tin với độ chính xác cao.

 

3. PHẦN KẾT LUẬN

3.1. Ý nghĩa của sáng kiến

Nhờ thực hiện cải tiến phương pháp làm việc của văn phòng, đặc biệt là sử dụng trang thông tin điện tử làm phương tiện kết nối và chuyển tải thông tin chủ yếu trong mọi hoạt động của nhà trường. Vì vậy, trong năm học vừa qua, văn phòng đã góp phần tiết kiệm được thời gian, mọt phần nhỏ tiền bạc  cho nhà trường. Số tiền ba triệu đồng tuy không được nhiều nhưng đó cũng là một phần nhỏ được trích góp vào quỹ “Hủ gạo tiết kiệm - học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”. Đồng thời, thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm từng bước thực hiện chủ trương “Văn phòng không giấy tờ” theo tinh thần của Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ Về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước.

Bên cạnh đó, thông qua việc chuyển tải văn bản, biểu mẫu thông qua hộp thư điện tử của nhà trường đến hộp thư cả nhân và các thông tin nội bộ thông qua nhóm nội bộ trên các trang mạng xã hội như zalo, facebook đã giảm được thời gian hội họp, tăng năng suất lao động của đội ngũ.

Có thể nói rằng, việc sử dụng, khai thác có hiệu quả trang thông tin điện tử, thư điện tử và các trang mạng xã hội trong công tác văn phòng đã góp phần cải thiện chất lượng công tác văn phòng của trường mầm non, góp phần thực hiện có hiệu quả cuộc vận động “Đẩy mạnh học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh" hiện nay.

3.2. Kiến nghị, đề xuất.

Nhà trường cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của nhà trường, trong đó có công tác văn phòng, đặc biệt là đầu tư thiết bị, tiếp thu công nghệ để ngày càng đáp ứng yêu cầu cao của công việc.

Tiếp tục tạo điều kiện cho đội ngũ tham gia học tập nâng cao năng lực và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác của mình.

Trên đây là nội dung sáng kiến kinh nghiệm của bản thân trong năm học 2018-2019. Rất mong nhận được sự góp ý của đồng nghiệp, Ban giám hiệu nhà trường và của cán bộ phụ trách công nghệ thông tin Phòng GD&ĐT để bản thân tôi tiếp tục hoàn thiện hơn trong quá trình công tác của mình.

Xin chân thành cảm ơn!

 

Nguyễn Thị Lan- NV Trường MN Mai Hóa

CƠ QUAN CHỦ QUẢN: PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TUYÊN HÓA
Địa chỉ: Thị Trấn Đồng Lê - Tuyên Hóa - Tỉnh Quảng Bình
Điện thoại: 0232.3684015. Email: pgd_tuyenhoa@quangbinh.edu.vn
© Phát triển bởi VNPT Quảng Bình